Cara Membuat Email @Perusahaan: Panduan Lengkap untuk Tampilan Profesional dan Kredibel

Kenapa Email @Perusahaan Itu Penting?

Bagi banyak bisnis, kesan pertama sering datang dari hal sederhana: alamat email.

Bandingkan dua contoh berikut:

• [email protected]
• [email protected]

Sekilas, keduanya mirip. Tapi email kedua terlihat lebih profesional dan kredibel. Dalam dunia bisnis, hal ini bisa memengaruhi kepercayaan calon pelanggan.

Menurut Rizka Fadilah, pakar komunikasi digital dan konsultan branding,

“Alamat email dengan domain perusahaan menunjukkan keseriusan bisnis. Klien merasa berurusan dengan entitas resmi, bukan individu biasa.”

Dengan kata lain, email berakhiran @perusahaan bukan sekadar alat komunikasi, tapi bagian dari identitas brand.

Apa Itu Email dengan Domain Perusahaan?

Email @perusahaan adalah alamat email yang menggunakan domain milik bisnis Anda sendiri, misalnya [email protected]

Berbeda dengan Gmail, Yahoo, atau Outlook gratis, email ini tidak memakai domain umum. Anda bisa menyesuaikannya dengan nama perusahaan, produk, atau tim tertentu, seperti:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Selain tampak profesional, email ini memberi kontrol penuh atas akun, penyimpanan, dan keamanan data perusahaan.

Langkah-Langkah Membuat Email @Perusahaan

Berikut panduan lengkap membuat email profesional yang siap digunakan untuk bisnis:

1. Miliki Domain Sendiri

Langkah pertama adalah memiliki nama domain.

Domain adalah alamat unik yang menjadi identitas online perusahaan, misalnya namaperusahaan.com.

Anda bisa membeli domain dari penyedia seperti:

• Niagahoster
• Hostinger
• Domainesia
• Google Domains

Harga domain biasanya mulai dari Rp150.000–Rp300.000 per tahun tergantung ekstensi (.com, .id, .co.id, dll).

Tips: Pilih nama domain yang pendek, mudah diingat, dan sesuai dengan identitas bisnis.

2. Pilih Layanan Email Profesional

Setelah domain siap, Anda perlu penyedia layanan email bisnis. Beberapa opsi populer adalah :

Jika bisnis masih kecil, Zoho Mail atau Titan sudah cukup efisien. Namun untuk integrasi penuh (Drive, Docs, Chat), Google Workspace adalah pilihan terbaik.

3. Hubungkan Domain ke Layanan Email

Langkah ini disebut konfigurasi DNS. Tujuannya agar domain Anda terhubung ke server email penyedia layanan.

Biasanya, Anda akan diminta mengatur:

• MX Record → untuk mengarahkan pengiriman email.
• SPF & DKIM Record → untuk keamanan dan anti-spam.
• TXT Record → untuk verifikasi domain.

Contoh pengaturan di Google Workspace:

• MX Record: ASPMX.L.GOOGLE.COM
• SPF Record: v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Penyedia domain biasanya punya panduan langkah demi langkah, jadi Anda hanya perlu menyalin data sesuai petunjuk.

4. Buat Akun Email Baru

Setelah domain terhubung, Anda bisa mulai membuat akun seperti:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Anda juga bisa menambahkan alias (alamat alternatif) agar satu akun bisa menerima beberapa alamat sekaligus, misalnya: info@ dan cs@ mengarah ke akun yang sama.

5. Uji dan Gunakan di Perangkat

Sebelum digunakan secara resmi, uji dulu:

• Kirim email ke dan dari akun baru.
• Cek apakah pesan masuk ke kotak spam penerima.
• Sinkronkan ke perangkat (HP/laptop) dengan IMAP atau aplikasi email bawaan.

Setelah semuanya berfungsi, Anda sudah punya email bisnis resmi dengan domain sendiri.

Kelebihan Menggunakan Email @Perusahaan

Beberapa manfaat utama yang sering dirasakan perusahaan, antara lain:

1. Tingkat Kepercayaan Lebih Tinggi

Pelanggan lebih percaya pada bisnis dengan alamat email profesional.

2. Branding Konsisten

Nama domain muncul di setiap komunikasi, memperkuat citra perusahaan.

3. Keamanan Lebih Terjamin

Data disimpan di server berbayar dengan sistem enkripsi dan backup otomatis.

4. Manajemen Tim Lebih Mudah

Bisa membuat email khusus tiap divisi tanpa campur dengan akun pribadi.

5. Akses Kolaborasi Terpadu

Jika menggunakan Google Workspace atau Microsoft 365, email otomatis terhubung ke sistem kolaborasi dokumen dan kalender.

Pendapat Ahli: Apakah UMKM Perlu Punya Email @Perusahaan?

Menurut Hendri Santosa, konsultan IT dan pemilik agensi digital di Bandung:

“Sekarang pelanggan makin jeli. Email gratisan seperti Gmail untuk bisnis bisa menurunkan kredibilitas. Bahkan untuk UMKM, punya email domain sendiri bisa jadi langkah kecil yang efeknya besar.”

Ia juga menambahkan bahwa banyak pelanggan korporat enggan bertransaksi dengan alamat email personal karena faktor keamanan data.

Kesimpulan

Membuat email @perusahaan bukan hal sulit, tapi dampaknya besar bagi citra profesional sebuah bisnis. Cukup dengan domain aktif dan layanan email terpercaya, Anda sudah bisa tampil lebih meyakinkan di mata pelanggan dan mitra.

Mulailah dengan domain yang mencerminkan identitas bisnis, pilih penyedia layanan sesuai kebutuhan, dan pastikan semua konfigurasi berjalan aman.

Dengan langkah sederhana ini, Anda selangkah lebih maju membangun kepercayaan dan reputasi digital perusahaan Anda.